Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, obowiązek wystawiania e-faktur dotyczy wszystkich podatników, a nie tylko tych „czynnych VAT-owców”. Oznacza to, że z KSeF będą musieli korzystać również: przedsiębiorcy zwolnieni podmiotowo z VAT (np. z powodu obrotu poniżej 200 000 zł rocznie — art. 113 ustawy o VAT), przedsiębiorcy zwolnieni przedmiotowo z VAT (np. wykonujący określone czynności zwolnione z podatku — art. 43 i art. 82 ustawy o VAT). Nie ma więc znaczenia, czy wystawiasz faktury „bez VAT” – jeżeli jesteś podatnikiem w rozumieniu ustawy o VAT, obowiązek wystawiania faktur przez KSeF będzie Cię dotyczył.
Co to oznacza w praktyce? Od momentu wejścia w życie obowiązku (planowo 2026 r.), przedsiębiorca zwolniony z VAT będzie musiał: Uzyskać dostęp do KSeF – np. przez aplikację Ministerstwa Finansów lub program księgowy. Zalogować się i potwierdzić tożsamość – podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym lub tokenem nadanym przez MF. Wystawiać faktury wyłącznie w formacie ustrukturyzowanym (XML) przez KSeF. Przekazywać faktury nabywcom – np. wysyłając im numer identyfikacyjny faktury z KSeF lub tradycyjny podgląd PDF.
Kiedy nie trzeba używać KSeF? Z obowiązku wystawiania faktur przez KSeF wyłączone będą jedynie sytuacje, gdy: faktura jest wystawiana dla osoby prywatnej (B2C), faktura dokumentuje sprzedaż zagraniczną (np. eksport, WDT), przedsiębiorca nie jest podatnikiem w rozumieniu ustawy o VAT (np. osoba prywatna sprzedająca rzeczy używane).
Warto wiedzieć Choć obowiązek KSeF wejdzie w życie w 2026 roku, system działa już teraz — można z niego korzystać dobrowolnie, by przygotować się wcześniej. Wielu księgowych rekomenduje, by zacząć testowo wystawiać faktury w KSeF już w 2025 roku, żeby uniknąć problemów w momencie wejścia obowiązku.
Podsumowanie Pytanie Odpowiedź Czy przedsiębiorca zwolniony z VAT musi mieć KSeF?
Tak, jeśli wystawia faktury za sprzedaż towarów lub usług Czy zwolnienie z VAT zwalnia z KSeF?
Nie Od kiedy obowiązkowy KSeF?
Planowo od 2026 roku Czy można używać KSeF dobrowolnie już teraz?
Tak, system działa od 2022 roku
Wniosek Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą, nawet jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, warto już teraz przygotować się do KSeF. Sprawdź, jak wystawiać faktury elektroniczne, jakie dane są potrzebne i jak uzyskać dostęp do systemu. Dzięki temu unikniesz stresu i błędów, gdy e-faktury staną się obowiązkowe.