Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wielu przedsiębiorców zastanawia się, kto faktycznie będzie wystawiał ich faktury – oni sami czy biuro rachunkowe. Odpowiedź na to pytanie jest ważna, bo od 2026 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla większości firm, a system ten wprowadza zupełnie nowy sposób wystawiania i przechowywania faktur.
KSeF to platforma Ministerstwa Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur elektronicznych w jednym miejscu. Faktura, aby została uznana za wystawioną, musi być przesłana do systemu i nadany jej zostanie unikalny numer identyfikacyjny. Oznacza to, że od momentu wdrożenia KSeF tradycyjne wysyłanie faktur mailem lub drukowanie ich przestanie być wystarczające.
Zgodnie z przepisami, odpowiedzialność za wystawienie faktury w KSeF ponosi przedsiębiorca, czyli podatnik, który dokonuje sprzedaży. To on formalnie jest wystawcą faktury, niezależnie od tego, kto technicznie wprowadzi ją do systemu. Przedsiębiorca może jednak zlecić biuru rachunkowemu wystawianie faktur w jego imieniu. W takiej sytuacji biuro działa na podstawie pełnomocnictwa lub innego upoważnienia, które daje mu dostęp do KSeF i pozwala wysyłać faktury w imieniu klienta. W praktyce więc biuro księgowe może przygotowywać i wysyłać dokumenty do systemu, ale odpowiedzialność za ich prawidłowość nadal spoczywa na właścicielu firmy.
Współpraca z biurem rachunkowym w zakresie obsługi KSeF wymaga odpowiedniego przygotowania. Przede wszystkim warto zadbać o to, aby w umowie z biurem rachunkowym znalazł się zapis dotyczący wystawiania faktur w KSeF – kto będzie je wystawiał, kto odpowiada za poprawność danych oraz w jaki sposób będą one przesyłane i archiwizowane. Konieczne jest też nadanie biuru odpowiednich uprawnień w systemie – przedsiębiorca może to zrobić samodzielnie w panelu KSeF, wskazując, kto ma prawo wystawiać lub przeglądać jego faktury.
Warto pamiętać, że nawet jeśli biuro rachunkowe przejmuje obsługę faktur w KSeF, przedsiębiorca powinien mieć nad tym procesem pełną kontrolę. To on odpowiada przed urzędem skarbowym za zgodność danych na fakturze, poprawność numerów NIP, stawek VAT czy dat sprzedaży. Dlatego dobrze jest na bieżąco monitorować faktury wystawiane w imieniu firmy, a także mieć dostęp do systemu, by w razie potrzeby móc je sprawdzić.
Z perspektywy praktycznej, wielu przedsiębiorców decyduje się, aby to biuro rachunkowe wystawiało faktury w KSeF – zwłaszcza jeśli korzystają już z kompleksowej obsługi księgowej. Dla mniejszych firm często jest to wygodniejsze rozwiązanie, pozwalające uniknąć błędów i oszczędzić czas. Większe przedsiębiorstwa z kolei coraz częściej integrują własne programy fakturowe z KSeF i wystawiają dokumenty samodzielnie, a biuro księgowe zajmuje się ich ewidencją i kontrolą.
Podsumowując – w świetle prawa to przedsiębiorca jest osobą wystawiającą fakturę w KSeF, ale może on powierzyć czynności związane z jej przygotowaniem i wysyłką biuru rachunkowemu. Ważne jest, by relacje z biurem były jasno określone, a dostęp do KSeF odpowiednio skonfigurowany. Niezależnie od tego, kto technicznie wprowadza faktury do systemu, odpowiedzialność za ich treść zawsze pozostaje po stronie przedsiębiorcy.